Assemblée Générale Annuelle : déroulement et procès verbal

Que ce soit dans la gestion d’une entreprise ou d’une association, les assemblées générales sont toujours de mise et vont toujours de paires avec l’édition de Procès-verbaux de réunion.

Assemblée générale annuelle : une obligation

Que ce soit pour une entreprise ou une association, la tenue d’une Assemblée Générale ordinaire annuelle est une obligation. Elle doit d’ailleurs avoir lieu dans les six mois après la clôture du précédent exercice pour les entreprises commerciales. Cette assemblée doit regrouper tous les associés ou au moins ceux qui ne peuvent être présent doivent se faire représenter, que ce soit par procuration, ou être présent de manière virtuelle (si les statuts de l’entreprise ou association le permettent) . Une Assemblée Générale Annuelle d'une entreprise doit donner lieu à la création d’un Procès Verbal de réunion.

Déroulement d’une assemblée générale

Les incontournables lors de cette réunion étant : la signification de la présence via l’émargement dans une feuille de présence, avec le décompte de ceux qui ont demandé à se faire représenter. Ensuite, si le quorum nécessaire (nombre ou pourcentage définie dans les statuts de l’entreprise) est atteint, alors, il faut passer à l’élection du président de séance. Une séance de rappel à l’ordre : partage de temps de parole, de reprise de parole, … doit alors être effectuée. Vient alors si besoin est l'adoption du Procès-verbal de la précédente Assemblée Générale, préalable indispensable pour qu'il puisse être diffusé. L’assemblée générale proprement dite peut alors commencer. Etant donnée que les ordres du jour ont déjà été fixés lors de l’envoie de la convocation des associés conviés à la réunion, il convient donc de les énumérer et de débattre de chaque point. Parfois, des membres du comité procèdent à des séances de questionnements aux membres du comité Directeurs.

Le Procès-verbal de réunion

Le procès-verbal de réunion doit refléter l’esprit général de la réunion. Plusieurs mentions y sont obligatoires. Ce sont le lieu, la date, l'heure de début et de fin de la réunion. Il faut aussi y mentionner les noms, prénoms, et qualités des présents et des absents. Les décisions ainsi que les différents points et déclarations émises pour chaque point de l'ordre du jour et les réponses, avec les arguments et les motivations des membres du conseil Directeur aux questions des membres du comité doivent aussi y figurer. Si certains points concernant les consultations légales obligatoires ont été adoptés, ou si des décisions spéciales ont étés prises par le comité : changement ou création du règlement intérieur du comité, ouverture d'un compte bancaire, … Il faut les y mentionner.